La fin de mois est le moment où les erreurs de pointage coûtent de l’argent. Un rapport de présences fiable n’est pas un tableau rempli la veille de la paie : c’est le résultat d’une clôture méthodique. Voici la méthode que nous recommandons, quel que soit l’outil.
1. Fixer la période et la date de clôture
Décidez une fois pour toutes la période de paie (du 1er au dernier jour du mois, ou du 26 au 25…) et la date à laquelle les présences sont figées. Communiquez-la aux responsables d’équipe : passé cette date, les corrections passent sur le mois suivant.
2. Traiter toutes les anomalies
Listez les journées à décider sur la période :
- sorties manquantes : un départ oublié, à ajouter avec un motif ;
- absences : justifiées (avec leur type) ou non ;
- durées impossibles : un pointage en double, un horaire mal affecté ;
- événements non identifiés : un visage inconnu ou un employé non rattaché sur la pointeuse.
Dans Atlaxys Tempo, l’écran Anomalies regroupe ces journées ; celles sans erreur peuvent être validées ensemble, les autres s’ouvrent une par une.
3. Approuver les heures supplémentaires
Les heures supplémentaires doivent être approuvées avant de partir en paie, par la personne désignée dans votre règle interne. Vérifiez au passage qu’elles sont bien distinguées selon le moment (jour ou nuit) et le jour (repos hebdomadaire, férié) : la paie en a besoin pour appliquer les majorations (repères du Code du travail).
4. Rapprocher les congés
Comparez les congés validés avec le calendrier : un congé saisi mais non validé, ou une absence qui aurait dû être un congé, se repère ici. Vérifiez les soldes des employés concernés.
5. Faire trois contrôles croisés
- Total des heures prévues vs travaillées par service : un écart important signale souvent un planning mal affecté.
- Employés sans aucun pointage sur la période : départ non archivé, inscription manquante sur le terminal ?
- Rapport des corrections : relisez les corrections du mois — qui, quand, pourquoi. Un volume anormal mérite une explication.
6. Produire les documents
- La feuille de temps de chaque employé (jour par jour, avec totaux), à conserver et à présenter en cas de question ;
- les rapports de synthèse (heures par service, retards, absences, heures supplémentaires) pour la direction ;
- l’export de préparation de la paie au format attendu par votre logiciel de paie ou votre comptable.
Tempo produit 11 rapports en PDF, Excel ou CSV, cohérents avec le registre, et un export paramétrable (colonnes, format des heures, séparateurs). Ce sont des éléments de présence : le calcul des salaires reste dans votre logiciel de paie (rapports et paie).
7. Figer et archiver
Une fois l’export envoyé, ne modifiez plus la période sans procédure. Archivez les rapports du mois. Si une correction arrive ensuite, elle doit rester visible et être régularisée sur la période suivante.
Liste de contrôle de clôture
| Étape | Fait ? |
|---|---|
| Anomalies traitées | ☐ |
| Heures supplémentaires approuvées | ☐ |
| Congés rapprochés | ☐ |
| Contrôles croisés faits | ☐ |
| Feuilles de temps produites | ☐ |
| Export paie envoyé | ☐ |
| Rapports archivés | ☐ |
Les erreurs qui faussent le plus souvent ce rapport sont décrites dans 10 erreurs fréquentes dans la gestion des présences.
Questions fréquentes
Quand faut-il exporter les éléments de paie ?
Après la validation de toutes les journées de la période. Un export fait avant contient des journées encore à vérifier ; Atlaxys Tempo affiche d'ailleurs un avertissement dans ce cas.
Que faire d'une correction arrivée après l'export ?
La journée corrigée redevient « à vérifier ». On la valide, puis on régularise sur la paie suivante selon votre procédure, en gardant la trace de la correction.
Rédigé par l'équipe Atlaxys Consulting à partir de la documentation du produit et des sources citées.