نهاية الشهر هي اللحظة التي تكلف فيها أخطاء الحضور مالًا. وتقرير الحضور الموثوق ليس جدولًا يُملأ عشية الأجور، بل هو نتيجة إقفال منهجي. إليكم المنهجية التي ننصح بها، أيًا كانت الأداة.
1. تحديد الفترة وتاريخ الإقفال
حددوا نهائيًا فترة الأجور (من 1 إلى آخر يوم في الشهر، أو من 26 إلى 25…) والتاريخ الذي يُجمَّد بعده الحضور. أخبروا رؤساء الفرق: بعد هذا التاريخ، تُنقل التصحيحات إلى الشهر الموالي.
2. معالجة كل الحالات المعلقة
اجمعوا الأيام التي تحتاج إلى قرار خلال الفترة:
- خروج غير مسجل: مغادرة منسية تُضاف مع سبب؛
- الغياب: مبرر (مع نوعه) أو غير مبرر؛
- مدد مستحيلة: تسجيل مكرر، أو فترة عمل مسندة خطأً؛
- أحداث غير معروفة: وجه غير معروف أو موظف غير مربوط على الجهاز.
في Atlaxys Tempo تجمع شاشة «الحالات الشاذة» هذه الأيام؛ ويمكن المصادقة على الأيام الخالية من الأخطاء دفعة واحدة، أما البقية فتُفتح واحدة واحدة.
3. الموافقة على الساعات الإضافية
يجب الموافقة على الساعات الإضافية قبل إرسالها إلى الأجور، من طرف الشخص المحدد في قاعدتكم الداخلية. وتحققوا في الوقت نفسه من أنها مميزة حسب الوقت (نهار أو ليل) واليوم (الراحة الأسبوعية، العطلة الرسمية): فالأجور تحتاج إلى ذلك لتطبيق الزيادات (معالم مدونة الشغل).
4. مطابقة العطل
قارنوا العطل المصادق عليها بالتقويم: عطلة أُدخلت ولم يُصادق عليها، أو غياب كان يجب أن يكون عطلة، يظهر هنا. وتحققوا من أرصدة الموظفين المعنيين.
5. ثلاث عمليات مراقبة متقاطعة
- الساعات المقررة مقابل المنجزة حسب المصلحة: فرق كبير يدل غالبًا على جدول مسند خطأً.
- موظفون دون أي تسجيل خلال الفترة: مغادر لم يُؤرشف، أو تسجيل ناقص على الجهاز؟
- تقرير التصحيحات: أعيدوا قراءة تصحيحات الشهر — من، متى، لماذا. والحجم غير العادي يستحق تفسيرًا.
6. إصدار الوثائق
- كشف ساعات كل موظف (يومًا بيوم، مع المجاميع)، يُحفظ ويُعرض عند أي سؤال؛
- التقارير التركيبية (الساعات حسب المصلحة، التأخر، الغياب، الساعات الإضافية) للإدارة؛
- تصدير إعداد الأجور بالصيغة التي ينتظرها برنامج الأجور أو المحاسب.
يُصدر Tempo 11 تقريرًا بصيغ PDF وExcel وCSV، مطابقة للسجل، وتصديرًا قابلًا للإعداد (الأعمدة، صيغة الساعات، الفواصل). هذه عناصر حضور: ويبقى حساب الأجور في برنامج الأجور (التقارير والأجور).
7. التجميد والأرشفة
بعد إرسال التصدير، لا تعدّلوا الفترة دون مسطرة. أرشفوا تقارير الشهر. وإذا وصل تصحيح بعد ذلك، يجب أن يبقى ظاهرًا وأن يُسوّى في الفترة الموالية.
لائحة الإقفال
| المرحلة | أُنجزت؟ |
|---|---|
| معالجة الحالات المعلقة | ☐ |
| الموافقة على الساعات الإضافية | ☐ |
| مطابقة العطل | ☐ |
| المراقبة المتقاطعة | ☐ |
| إصدار كشوف الساعات | ☐ |
| إرسال تصدير الأجور | ☐ |
| أرشفة التقارير | ☐ |
الأخطاء التي تفسد هذا التقرير غالبًا موصوفة في 10 أخطاء شائعة في تدبير الحضور.
أسئلة شائعة
متى يجب تصدير عناصر الأجور؟
بعد المصادقة على كل أيام الفترة. التصدير قبل ذلك يتضمن أيامًا لا تزال تحتاج مراجعة؛ ويعرض Atlaxys Tempo تنبيهًا في هذه الحالة.
ماذا نفعل بتصحيح يصل بعد التصدير؟
يعود اليوم المصحح إلى حالة «يحتاج مراجعة». يُصادق عليه، ثم يُسوّى في الأجور الموالية حسب مسطرتكم، مع الاحتفاظ بأثر التصحيح.
كتبه فريق Atlaxys Consulting انطلاقًا من توثيق المنتج والمصادر المذكورة.